Confidentialité et protection des données (RGPD)

Cette page explique quelles données Notes de frais utilise, pourquoi, et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable ?

Le responsable du traitement est NOT’ATLANTIQUE ROYAN NOTAIRES ASSOCIES — 133 BOULEVARD ANDRE SAUTEL 17000 LA ROCHELLE.
Contact pour toute question ou demande : not.atlantique.note.de.frais@gmail.com.

2. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Pour gérer vos notes de frais : enregistrer vos dépenses, calculer vos indemnités kilométriques, produire le fichier Excel et le PDF des justificatifs, puis les envoyer à la comptabilité de votre étude. Ces traitements sont nécessaires à la gestion administrative et comptable de l'étude (intérêt légitime, obligations comptables et exécution de votre mission ou de votre contrat).

3. Quelles données ?

• Identité : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, fonction, étude de rattachement.
• Dépenses : photos ou PDF de tickets et factures, date, montant, commerçant, catégorie, objet saisi.
• Trajets : adresses de départ et d'arrivée, distance, véhicule (puissance fiscale) et, si vous l'ajoutez, la carte grise.
• Connexion : code à usage unique envoyé par e-mail, session, journal des actions importantes (envois, modifications).

Secret professionnel : le nom du client, si vous l'indiquez pour un trajet ou un repas, n'est transmis qu'à la comptabilité de votre étude, elle-même tenue au secret professionnel. Il n'est jamais envoyé au service d'intelligence artificielle ni aux services de cartographie. N'ajoutez aucune autre information sur le dossier.

4. Qui reçoit ces données ?

• La comptabilité de votre étude, qui reçoit vos notes de frais.
• L'administrateur de l'application ne voit pas le contenu de vos notes de frais : ni les montants, ni les justificatifs, ni les fichiers envoyés. Il voit seulement votre compte (nom, e-mail, étude) et si un envoi a réussi ou échoué. En savoir plus.
• Intelligence artificielle : La photo du justificatif est envoyée à Mistral AI (France), prestataire établi dans l'Union européenne, uniquement pour en extraire la date, le montant, le commerçant et la catégorie.
• Messagerie : l'envoi des notes de frais passe par le service de messagerie configuré (smtp-relay.brevo.com).
• Calcul des distances : les adresses d'un trajet sont transmises à des services de cartographie (Base Adresse Nationale, OpenStreetMap, serveur d'itinéraires) pour obtenir la distance.
• Hébergement : Serveur interne .

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.

5. Combien de temps ?

Les notes de frais et leurs justificatifs sont conservés pendant la durée légale de conservation des pièces comptables. Le compte d'un utilisateur qui quitte l'étude peut être supprimé sur simple demande à l'administrateur.

6. Comment sont-elles protégées ?

Connexion par code à usage unique limité dans le temps, connexion chiffrée (HTTPS), clés et mots de passe de service chiffrés, sauvegardes régulières, aucun accès de l'administrateur au contenu des notes de frais, journal des actions sans aucun montant.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation ou l'opposition à leur traitement, et leur portabilité, en écrivant à not.atlantique.note.de.frais@gmail.com. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

8. Cookies

Notes de frais utilise un seul cookie, strictement nécessaire : il vous garde connecté. Il n'y a ni cookie publicitaire, ni outil de mesure d'audience, ni traceur : aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire.